Departamento de Responsables. Dirección de Contabilidad. Dir. Gral. de Contaduría.

La Auditoría General de la Ciudad de Buenos Aires examinó durante 2005 (y hechos posteriores) la gestión del Departamento de Responsables de la Dirección de Contabilidad, que administra fondos entregados a las reparticiones del Gobierno de la Ciudad, como cajas chicas, fondos rotatorios, viáticos y fondos con cargo a rendir cuenta, por más de 108 millones de pesos. La Auditoría encontró que el área funciona sin normas ni procedimientos escritos, que hubo diferencias entre la información suministrada y los registros revisados, y que en muchos casos faltó documentación que respaldara los gastos. También se detectaron problemas para archivar y resguardar la documentación. La Auditoría concluye que la información que produce el área no es completa ni confiable y que la administración de estos fondos es inadecuada.

• El Departamento de Responsables no cuenta con normas ni manuales escritos que definan los procedimientos, y los circuitos operativos son informales, con numerosos registros manuales que duplican tareas y generan riesgo de error en la carga de datos.
• El área no tiene un espacio y mobiliario adecuado para el archivo, con legajos de documentación apilados sobre muebles y en el piso, sin medidas de resguardo y seguridad, en incumplimiento de la Disposición N° 1/GCABA/05.
• Existe dispersión y vacío normativo en la regulación de los fondos para gastos menores, lo que dificulta controlar el cumplimiento de los requisitos para usar mecanismos de excepción.
• Hubo diferencias entre la cantidad de órdenes de pago informadas (4004) y la determinada a partir de los listados (3890), además de una diferencia de $817.091,74 entre los fondos entregados según los listados y los totales del Estado de la cuenta de Responsables.
• Se detectaron casos sin documentación respaldatoria del gasto, con datos que no coincidían entre listados y documentación, órdenes de pago mal archivadas, registros no cargados al SUME y actuaciones de vieja data sin archivar.
• En varios casos no constaba la intervención del Departamento de Responsables en la rendición de las órdenes de pago ni indicación sobre la urgencia o imposibilidad de previsión del gasto.

La Auditoría concluye que la información producida por el área no es integral, completa ni confiable, con el riesgo que ello implica en términos de control y gestión. La administración y control de las liquidaciones de cajas chicas, fondos rotatorios, viáticos y demás anticipos resulta inadecuada, pues se incumplen procedimientos y en gran cantidad de casos falta la documentación respaldatoria, a lo que se suma la dispersión y vacío normativo existente.

Resumen hecho con IA por Ciudad Abierta a partir del informe ejecutivo de la Auditoría. Ante cualquier duda, manda el PDF.