Coordinación Legal e Institucional.

La Auditoría General de la Ciudad examinó la gestión de la Dirección General de Coordinación Legal e Institucional del Ministerio de Educación durante 2007, que es el área que da intervención legal a los expedientes de ese ministerio. Encontró serias fallas en el registro y seguimiento de las actuaciones: se usaron dos sistemas informáticos distintos sin pasar los datos de uno al otro, y la información que brindan no es completa ni confiable. También detectó demoras importantes en el tratamiento de los expedientes, que en algunos casos superaron los cinco meses. Además, no se pudo verificar que al cambio de gestión de diciembre de 2007 se hayan controlado los expedientes que quedaban en el área. La Auditoría concluye que la falta de planificación en sistemas informáticos sigue dificultando el seguimiento de los expedientes y que el Ministerio de Educación debe considerarse un área crítica que necesita responder en tiempos más razonables.

• No se verifica la integridad en la numeración de las Providencias emitidas por la Dirección General, tanto en los registros manuales como en la base de datos del sistema de seguimiento.
• Los datos del sistema SI.SEG no coinciden entre el listado impreso y el soporte óptico (5.630 registros de diferencia), por lo que no es posible determinar con certeza el movimiento total de actuaciones del período.
• El sistema SI.SEG dejó de usarse dos años después de su desarrollo porque ya existía el sistema S.U.M.E. aprobado, fue creado sin conexión con éste y no se migraron los datos de uno a otro, de modo que la historia de una actuación debe consultarse en dos sistemas distintos.
• La numeración de Providencias e Informes registradas no es correlativa (faltan 2.380 y 6.495 números respectivamente), con casos cargados con el tipo equivocado, con otro número o sin él, y se duplica la numeración de los Informes en el 97% de los casos evaluados.
• Se verificaron demoras significativas en la intervención de las actuaciones: 79 días de promedio hasta derivar a la Dirección de Asuntos Jurídicos en el 11% de los casos localizados, 120 días hasta emitir el Informe o Providencia en el 25% de los casos, y 180 días de permanencia promedio cuando se dan ambas demoras.
• Respecto del cambio de gestión del 10-12-07, no fue posible verificar que se hayan realizado controles sobre las actuaciones que obraban en el Organismo, ya que no se aportaron constancias de inventario y la información entregada contenía errores en ambos sentidos.

La carencia de una adecuada planificación en materia de sistemas informáticos en el período 2005-2007 generó dificultades para el seguimiento administrativo de las actuaciones, situación que continúa vigente, lo que dificulta la gestión y no garantiza el acceso a la información de las partes o terceros interesados. El Ministerio de Educación debe ser considerado en sí mismo como un área crítica, por lo que la intervención legal debe llevarse a cabo en tiempos razonables, con una rápida y eficaz asignación de las actuaciones y control de su posterior remisión.

Resumen hecho con IA por Ciudad Abierta a partir del informe ejecutivo de la Auditoría. Ante cualquier duda, manda el PDF.